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Rechnungsstellung in Unternehmen – was sind Pflichtangaben?

Im Umsatzsteuergesetz gibt es detaillierte Regelungen, welche Angaben auf einer Rechnung vorhanden sein müssen. Zunächst einmal müssen Rechnungen die Namen und Anschrift der beiden Vertragspartner enthalten. Eine Ausnahme gilt lediglich für Rechnungen mit einem Betrag von weniger als 150 Euro oder für Abrechnungen von Fahrausweisen. Bei diesen kann auf die Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden. Die zweite Pflichtangabe ist die Steuernummer. Hier muss mindestens die achtstellige Nummer ohne das DE-Zeichen genannt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angegeben werden. Falls bekannt, sollte auch die USt-IdNr des Vertragspartners auf die Rechnung. Bei einigen Geschäften, wie Ausfuhren in das Gemeinschaftsgebiet, Mietverträgen oder Agenturgeschäften, ist die Angabe beider Steuernummern verpflichtend.

Datum und Rechnungsnummer

In jedem Falle verpflichtend ist auch die Angabe des genauen Ausstellungsdatums der Rechnung. Rechnungen die einen Betrag von 150 Euro übersteigen müssen zudem eine fortlaufende Rechnungsnummer besitzen. Wie diese aufgebaut ist, kann das jeweilige Unternehmen selbst festlegen. Wichtig ist nur, dass diese fortlaufend ist und eine eindeutige Identifizierung sicherstellt. Möglich sind beispielsweise Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern, durch welche Rechnungen einzelnen Filialen oder Abteilungen zugeordnet werden können.

Menge, Art und Umfang der Leistung und Liefer- sowie Zahlungszeitpunkt

Die berechneten Artikel bzw. Leistungen müssen in der Rechnung genau bezeichnet werden. Sammelbezeichnungen wie Wohnmöbel, Tabakwaren oder Büromöbel sind vom Gesetzgeber erlaubt. Die Bezeichnung Geschenkartikel ist dagegen zu allgemein und darf in Rechnungen nicht verwendet werden. Als Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt reicht die Angabe des Monats aus. Sofern dieser noch nicht genau feststeht, muss das voraussichtliche Datum angegeben werden. Sofern der Leistungsempfänger bereits Anzahlungen geleistet hat, müssen diese auf der Rechnung separat aufgeführt werden.

Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag

Auf der Rechnung müssen darüber hinaus stets auch Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag einzeln genannt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass auf einer Rechnung unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen. Ausgenommen sind Rechnungen von weniger als 150 Euro. Hier reichen Gesamtbetrag und Steuersatz aus. Unternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen einen Vermerk auf der Rechnung anbringen, aus dem ersichtlich ist, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.