Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung
Dem Thema Finanzbuchhaltung können sich die meisten Unternehmer nicht entziehen, sofern sie bestimmte Umsatzgrößen überschreiten, bzw. eine Unternehmensform gewählt haben, die eine Bilanzierung erforderlich werden lässt.
Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu genannt, ist äußerst komplex und für Unternehmer ohne entsprechende Ausbildung nur schwer nachvollziehbar. Verständlich, dass viele daher im Netz nach Infos zum Thema Finanzbuchhaltung suchen. Doch wer das System der FiBu einmal verstanden hat, der erkennt schnell, dass diese Form der Buchhaltung in sich absolut schlüssig ist und auch Fehler schnell anzeigt.
Inhaltsverzeichnis
Betriebliches Rechnungswesen
Die Finanzbuchhaltung versteht sich als ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sämtliche unternehmerischen Vorgänge werden hierbei chronologisch gelistet und auf einzelnen Konten erfasst. Dies erfolgt im Rahmen der sogenannten doppelten Buchführung, denn jeder Geschäftsfall wird auf zwei unterschiedlichen Konten verbucht. Einmal auf der Sollseite, einmal auf der Habenseite.
Bei der Finanzbuchhaltung greift die Regel: keine Buchung ohne Belege! D. h., dass der Unternehmer sämtliche Geschäftsfälle, beispielsweise der Kauf von Rohstoffen für den Betrieb oder das Tanken des Firmenwagens, mittels Rechnung bzw. Quittung nachweisen muss.
Monats- und Jahresabschlüsse in der Finanzbuchhaltung
In regelmäßigen Abständen ist ein Unternehmen darüber hinaus dazu verpflichtet, Abschlüsse zu erstellen. Hier sind vor allem die Monats- bzw. die Jahresabschlüsse zu nennen, die erforderlich sind, damit der Unternehmer zum einen stets informiert ist, wie die betriebliche Situation zum aktuellen Zeitpunkt ist. Gibt es offene Forderungen? Gibt es ein Übermaß an fertigen Erzeugnissen? Oder ist der Bestand an flüssigen Mitteln (Geld auf dem Bankkonto oder in der Kasse) dramatisch gesunken? Zum anderen dienen die Abschlüsse jedoch auch steuerlichen Zwecken. Für die erwirtschafteten Gewinne muss das Unternehmen Steuern zahlen. Und wie hoch diese ausfallen, lässt sich anhand der Monats- und der Jahresabschlüsse errechnen.
Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Am Ende einer jeden Rechnungsperiode (monatlich, quartalsmäßig, jährlich) werden die einzelnen Konten saldiert und anhand dieser eine Bilanz erstellt. Zusätzlich wird eine sogenannte Gewinn- und Verlust-Rechnung (ein separates Konto – GuV) erstellt, welches den Gewinn bzw. den Verlust des Unternehmens darstellt. Auch dieses Konto wird später saldiert und der Saldo wird in die Bilanz übernehmen. Gewinne erhöhen das Eigenkapital, Verluste mindern es entsprechend.
Nachweispflicht der Monats- und Jahresabschlüsse
In der Finanzbuchhaltung ist es zudem Pflicht, stets auch Dritten (beispielsweise den Mitarbeitern der Finanzbehörden) die Möglichkeit zu gewähren, Einsicht in die Bilanz zu nehmen. Aus diesem Grund müssen sämtliche Abschlüsse in sich schlüssig sein, d. h., bei einer Steuerprüfung müssen die einzelnen Kontierungen und Buchungen nachweisbar sein. Eine Transparenz in der Buchhaltung ist daher unumgänglich.
Softwareprogramme erleichtern die Arbeit in der Buchhaltung
Natürlich ist es sinnvoll, für die buchhalterischen Arbeiten entsprechende Softwareprogramme, wie beispielsweise die von e-conomic, zur Hilfe zu nehmen. Hiermit werden Fehler schon bei der Eingabe vermieden und das Unternehmen kann sich an jedem Tag einen genauen Überblick über die einzelnen Konten verschaffen. Zudem erstellen die meisten Programme auch die Steuererklärungen, wie z. B. die Umsatzsteuervoranmeldungen, sind in der Lage diese an die Finanzbehörden zu übermitteln und überzeugen in der Regel auch durch eine einfache Bedienbarkeit.