Steuerrecht · Stand September 2026

Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste nach § 14 UStG

Eine Rechnung muss zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten, darunter Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht abziehen, bis die Rechnung berichtigt ist.^[1]

Geprüft am 29.09.2026 gegen Gesetzestext und amtliche Angaben · 3 Quellen · 6 Min. Lesezeit

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?

Im Umsatzsteuergesetz gibt es detaillierte Regelungen, welche Angaben auf einer Rechnung vorhanden sein müssen. Die Liste steht in § 14 Absatz 4 UStG:^[1]

Rechnung ist dabei jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, egal wie es im Geschäftsverkehr heißt.^[1]

Name, Anschrift und Steuernummer

Zunächst einmal müssen Rechnungen die Namen und Anschrift der beiden Vertragspartner enthalten. Es genügt, wenn sich beides aus den Angaben in der Rechnung eindeutig feststellen lässt. Abkürzungen, Buchstaben oder Symbole sind erlaubt, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen festgelegt ist, die beide Seiten haben.^[2]

Die zweite Pflichtangabe ist die Steuernummer. Statt ihrer kann die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angegeben werden. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten gehören die USt-IdNr. beider Unternehmer auf die Rechnung.^[1]

Rechnungsnummer: fortlaufend, aber nicht lückenlos

In jedem Falle verpflichtend ist auch die Angabe des genauen Ausstellungsdatums der Rechnung. Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro übersteigen, müssen zudem eine fortlaufende Rechnungsnummer besitzen.^[1]

Das Finanzamt verlangt fortlaufende Rechnungsnummern, die sicherstellen, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Dazu dürfen eine oder mehrere Zahlen verwendet werden und auch Buchstabenreihen sind zulässig. Das Finanzamt schreibt nicht vor, dass eine lückenlose Abfolge vorliegen muss.^[3]

Wie diese aufgebaut ist, kann das jeweilige Unternehmen selbst festlegen. Wichtig ist nur, dass diese fortlaufend ist und eine eindeutige Identifizierung sicherstellt. Möglich sind beispielsweise Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern, durch welche Rechnungen einzelnen Filialen oder Abteilungen zugeordnet werden können. Erlaubt sind auch Nummernkreise für Zeiträume wie Monate, Wochen oder Tage.^[3]

Keine Rechnungsnummer brauchen Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.^[3]

Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt

Die berechneten Artikel bzw. Leistungen müssen in der Rechnung genau bezeichnet werden. Die Bezeichnung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Die Bezeichnung Geschenkartikel ist dagegen zu allgemein und reicht in Rechnungen grundsätzlich nicht aus.^[3]

Als Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt reicht die Angabe des Monats aus. Das Leistungsdatum gehört auch dann auf die Rechnung, wenn es mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.^[2]

Sofern der Leistungsempfänger bereits Anzahlungen geleistet hat, müssen diese auf der Rechnung separat aufgeführt werden: In der Endrechnung werden die vorab gezahlten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgezogen.^[1]

Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag

Auf der Rechnung müssen stets auch Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag einzeln genannt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass auf einer Rechnung unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen: Das Entgelt wird dann nach 19 und 7 Prozent aufgeschlüsselt.^[1]

Unternehmer sollten allerdings wissen, dass sie der Informationspflicht unterliegen, wenn einzelne Posten oder alle Positionen ihrer Rechnung umsatzsteuerfrei sind, denn der Gesetzgeber schreibt hier einen Hinweis auf die Steuerbefreiung vor. Die Vorschrift muss nicht genannt werden, eine umgangssprachliche Angabe des Grundes wie „Ausfuhr“ genügt.^[3]

Wie Steuerbetrag und Bruttobetrag berechnet und gerundet werden, erklärt die Seite Umsatzsteuer berechnen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens enthalten:^[2]

• den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.^[2]

Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer und Rechnungsnummer entfallen also. Kleinbetragsrechnungen dürfen auch nach Einführung der E-Rechnung immer auf Papier oder als PDF übermittelt werden. Die Vereinfachung gilt nicht für Versandhandel in andere EU-Staaten, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle.^[2]

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge, EU-Lieferung

• Kleinunternehmer stellen vereinfachte Rechnungen ohne Steuerbetrag und ohne Rechnungsnummer aus, mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Einzelheiten auf der Seite Kleinunternehmerregelung.^[2]
• Reverse Charge: Schuldet der Kunde die Steuer nach § 13b UStG, etwa bei Bauleistungen, enthält die Rechnung keinen Steuerbetrag, aber die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.^[1]
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Die Rechnung ist bis zum 15. des Folgemonats auszustellen und nennt die USt-IdNr. beider Unternehmer. Wann eine Lieferung steuerfrei ist, erklärt die Seite Umsatzsteuerpflicht.^[1]
• Reiseleistungen und Differenzbesteuerung: Die Rechnung enthält die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ oder zum Beispiel „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“.^[1]

E-Rechnung: Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, die elektronische Rechnung vorgeschrieben. Gemeint ist ein strukturiertes Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.^[1]

Empfangen können muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen schon seit 2025, auch Kleinunternehmer. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.^[3]

Frist, Aufbewahrung und Folgen fehlender Angaben

Bei Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen ist der Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen. Das gilt auch für Bau- und Handwerksleistungen rund um ein Grundstück an Privatpersonen.^[1]

Der Unternehmer muss ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen bewahren Rechnungen über Arbeiten an ihrem Grundstück zwei Jahre auf.^[1]

Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, denn der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Rechnung kann berichtigt werden: Es genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt.^[2]

Wer ist zuständig?

Häufige Fragen

• Muss auf einer Rechnung die Steuernummer stehen?

  Ja, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers ist Pflicht. Die Angabe entfällt nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

• Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

  Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG.

• Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?

  Ja, der Zeitpunkt der Leistung ist immer anzugeben. Es reicht aber ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, und bei längeren Leistungen genügt der Kalendermonat.

• Was passiert, wenn auf der Rechnung zu viel Umsatzsteuer steht?

  Der Rechnungssteller schuldet den ausgewiesenen Betrag, auch wenn er zu hoch ist. Er kann die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigen.

• Welche Angaben braucht eine Rechnung an Privatkunden?

  Grundsätzlich dieselben. Eine Pflicht zur Rechnung besteht gegenüber Privatkunden aber nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Ansonsten darf der Unternehmer eine Rechnung ausstellen, muss aber nicht.

Auch interessant: Gerichtliches Mahnverfahren

Quellen

1. Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14 · § 14a · § 14b · § 15 · § 27 Abs. 38
2. Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): § 31 · § 33 · § 34a
3. Bundesfinanzministerium: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 31.12.2025 (Abschnitte 14.1 und 14.5)