GEMA-Rechte beachten bei der Eventplanung
Bei allen Veranstaltungen mit Musik wacht die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (kurz: GEMA) über die Vergütung der Urheberrechte der Komponisten und Textdichter. Damit wird sichergestellt, dass die Urheber angemessen an der Nutzung ihrer Leistungen für kommerzielle Zwecke beteiligt werden. Jede Veranstaltung muss bei der GEMA angemeldet werden, ansonsten drohen die doppelten Lizenzgebühren oder weitere Sanktionen.
Bei der Eventplanung ist aber nicht nur die rechtzeitige Meldung der Veranstaltung (spätestens drei Tage im Voraus) zu berücksichtigen, sondern auch die Höhe der Zahlungen, die sich aus dem Charakter der Veranstaltung ergeben. Hier gelten grundsätzliche Kategorien sowie eine Berechnung der Gebühr aus den Eintrittspreisen und der Veranstaltungsgröße, die erhebliche Summen darstellen können. Bei großen Konzerten mit einer Veranstaltungsfläche über 10.000 Quadratmeter fallen oft Tausende von Euros an.
Viele Möglichkeiten, die GEMA-Kosten zu senken, bleiben dem Veranstalter nicht. Bei kleineren Veranstaltungen kann man die Fläche so einrichten, dass sich durch die Einhaltung bestimmter Grenzen nicht gleich 20 oder 30 Euro mehr an Zahlung ergeben. Für Veranstaltungen, die viel mit Hintergrund- oder Inszenierungsmusik arbeiten, kann man GEMA-freie Titel einsetzen. Floppt eine Veranstaltung, gibt es immerhin die Härtefall-Regelung. Hier kann der Veranstalter den GEMA-Anspruch auf eine Größe von 10 % der Eintrittsgelder begrenzen. Zwar wurde dieser Punkt 2007 modifiziert, dafür ist nun aber nur noch von Eintrittsgeldern die Rede und nicht mehr von sonstigen Einnahmen (z. B. von Sponsoren oder aus der Gastronomie). Seit Kurzem erhalten Veranstaltungen von Jugendzentren einen Sondertarif.
Der beste Weg für Veranstalter mit regelmäßiger Veranstaltungstätigkeit, die GEMA-Kosten zu senken, ist eine Langzeitvereinbarung. So kann man bis zu 50 % der Kosten sparen, wenn es sich um mehr als 160 Veranstaltungen handelt. Schon ab der 40. Veranstaltung sind es 20 %. Bedacht werden muss aber auch, dass reine Tonträgerwiedergaben (z. B. in Diskotheken) mit einem Aufschlag von 10 % bis 20 % versehen werden. Trotz Langzeitvereinbarung muss jeder Veranstaltung angemeldet werden. Auch Restaurants oder Geschäfte unterliegen der GEMA-Regelung.