Arbeitsrecht Ratgeber · Stand September 2026

Zeiterfassung im Arbeitsrecht: Pflicht, Mitbestimmung, Vertrauensarbeitszeit und Datenschutz

Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen, das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden. Die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz, eine bestimmte Form ist noch nicht vorgeschrieben, handschriftliche Aufzeichnungen genügen derzeit.^[1]

Geprüft am 29.09.2026 gegen Gesetzestext und amtliche Angaben · 3 Quellen · 5 Min. Lesezeit

Ist Zeiterfassung Pflicht?

Ja. Jeder Arbeitgeber möchte über die Anwesenheit seiner Mitarbeiter informiert sein. Schließlich sollen die Stunden, die gearbeitet wurden, auch entsprechend entlohnt werden. Aus diesem Grund wird in den meisten Unternehmen die sogenannte Personalzeiterfassung eingeführt. Seit einigen Jahren ist sie aber nicht mehr nur eine Frage des Interesses, sondern eine Rechtspflicht.

Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Die konkrete Form überlässt er den Mitgliedstaaten.^[2]

Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gefolgert: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz schon heute verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen.^[1] Das ist nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums bereits geltendes Recht.^[3]

Was steht im Gesetz, und was ist geplant?

Das Arbeitszeitgesetz verlangt ausdrücklich bislang nur, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber und Beschäftigte in Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, verlangt das Mindestlohngesetz schon lange die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen.

Um Rechtssicherheit zum Wie der Aufzeichnung zu schaffen, hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten.^[3] Im Gesetzestext ist das noch nicht umgesetzt. Bis dahin gilt die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz, wie das BAG sie ausgelegt hat.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Festlegungen zum Inhalt der Dokumentation sind noch nicht getroffen. Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift, sie kann auch handschriftlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an seine Beschäftigten delegieren, bleibt aber für die Einhaltung des Arbeitsschutzes verantwortlich.^[3]

• Stundenzettel oder Excel-Tabelle, von den Beschäftigten geführt,
• Stempeluhr oder Chipkarte am Eingang,
• App oder Software, auch für Homeoffice und Außendienst.

Die Regeln zur Höchstarbeitszeit und zu den Ruhezeiten gelten unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice. Die Zeiterfassung erstreckt sich deshalb auch auf mobile Arbeit.^[3]

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber darauf verzichtet, die Lage der Arbeitszeit festzulegen und zu kontrollieren. Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Wege. Die Vorgaben zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten sind aber auch bei Vertrauensarbeitszeit einzuhalten.^[3]

Für Beschäftigte hat die Erfassung einen Vorteil: Wer Überstunden bezahlt haben will, muss sie im Streit darlegen. Eigene, zeitnahe Aufzeichnungen helfen dabei. Mehr dazu auf der Seite Überstunden.

Was darf der Betriebsrat bei der Zeiterfassung mitbestimmen?

Ob überhaupt erfasst wird, entscheidet nicht der Betriebsrat, denn die Pflicht besteht schon kraft Gesetzes. Deshalb hat er kein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle durchzusetzen.^[1]

Beim Wie ist er aber beteiligt. Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Darunter kann ein elektronisches Zeiterfassungssystem fallen, soweit bei seiner Ausgestaltung noch Regelungsspielraum besteht. Im öffentlichen Dienst gibt es meist einen sogenannten Personalrat, welcher sich für die Rechte des beschäftigten Personals einsetzt und bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung ebenfalls mitbestimmt. Haben Betriebsrat oder Personalrat der Ausgestaltung zugestimmt, kann die Maßnahme umgehend umgesetzt werden.^[3]

Betriebsrat oder Personalrat haben zudem die Aufgabe, über die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu wachen, und können dafür Einblick in die Aufzeichnungen verlangen.

Datenschutz: Was gilt bei Fingerabdruck und Überwachung?

Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Das ist erlaubt, soweit es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung liefert dafür die Grundlage. Verfahren mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung verarbeiten dagegen biometrische Daten, eine besondere Kategorie. Sie sind nur zulässig, wenn sie erforderlich sind und die schutzwürdigen Interessen der Beschäftigten nicht überwiegen, auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung oder mit einer freiwilligen Einwilligung. Bei der Einwilligung ist die Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis zu berücksichtigen, sie ist nur freiwillig, wenn Sie ohne Nachteile ablehnen können.

Was droht bei falscher Zeiterfassung?

Das Arbeitsrecht regelt in diesem Zusammenhang nicht nur die Pflichten des Arbeitgebers, sondern auch die der Mitarbeiter. Der vorsätzliche Verstoß gegen die Pflicht, die Arbeitszeit korrekt zu dokumentieren, ist an sich geeignet, eine außerordentliche Kündigung zu rechtfertigen. Das gilt für den vorsätzlichen Missbrauch einer Stempeluhr ebenso wie für wissentlich falsch ausgefüllte Formulare. Entscheidend ist nicht die strafrechtliche Würdigung, sondern der Vertrauensbruch (BAG, Urteil vom 13.12.2018, 2 AZR 370/18).

Wer absichtlich falsch stempelt, betrügt seinen Arbeitgeber, was wiederum zu einem Vertrauensbruch führt. Wer für einen Kollegen stempelt oder die Pause nicht einträgt, riskiert also den Arbeitsplatz. Ob die Kündigung im Einzelfall wirksam ist, hängt von der Interessenabwägung ab.

Wer ist zuständig?

Häufige Fragen

• Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für kleine Betriebe?

  Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat keine Ausnahme für kleine Betriebe gemacht. Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz gelten nur für bestimmte Gruppen, etwa leitende Angestellte.

• Wie lange muss der Arbeitgeber die Zeiterfassung aufbewahren?

  Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die acht Stunden werktäglich übersteigt, und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre.

• Muss die Pause erfasst werden?

  Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Damit sich Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten prüfen lassen, dokumentieren die meisten Systeme auch die Pausen.

• Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Zeiterfassung einführt?

  Die Arbeitsschutzbehörde kann die Einführung anordnen. Die Höhe eines Bußgeldes richtet sich nach der Schwere des Verstoßes.

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Quellen

1. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung)
2. EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO), Pressemitteilung Nr. 61/19
3. Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (08.08.2025)